Como Automatizar Processos com RPA sem Romper o Orçamento

A automação de processos robóticos (RPA) está revolucionando o mundo dos negócios, oferecendo soluções para aumentar a eficiência operacional e reduzir custos. No entanto, muitas empresas hesitam em adotar essa tecnologia devido à percepção de altos investimentos iniciais. Este artigo explora como implementar RPA de forma eficaz, sem comprometer o orçamento, permitindo que organizações de todos os tamanhos aproveitem os benefícios da automação de tarefas repetitivas.

Ao longo deste texto, abordaremos estratégias essenciais para minimizar os custos associados ao RPA, desde a escolha da ferramenta certa até a superação de desafios comuns na adoção. Também discutiremos como medir o sucesso e o retorno do investimento em automação de processos robóticos, garantindo que sua implementação não apenas se encaixe no orçamento, mas também proporcione valor real para sua empresa. Com as informações e técnicas apresentadas, você estará bem equipado para iniciar sua jornada de RPA de maneira econômica e eficiente.

Entendendo os custos associados ao RPA

A implementação de Automação de Processos Robóticos (RPA) tem o potencial de trazer benefícios significativos para as organizações. No entanto, é crucial compreender os custos associados a essa tecnologia para garantir uma implementação bem-sucedida e dentro do orçamento. Vamos explorar os principais componentes de custo relacionados ao RPA.

Licenças de software

O custo das licenças de software RPA pode variar consideravelmente, dependendo da plataforma escolhida e do modelo de licenciamento. As plataformas low-code geralmente operam com licenças enterprise, cobradas por bot e por máquina. Por outro lado, as plataformas de RPA open source ou high-code, como as baseadas em Python RPA, oferecem uma estrutura de custos que se ajusta conforme a escala de uso, podendo resultar em economias de até 80% .

É importante notar que as ferramentas low-code frequentemente apresentam alto lock-in devido às suas tecnologias proprietárias, exigindo manutenção da licença para o funcionamento dos bots. Em contrapartida, as plataformas high-code oferecem maior flexibilidade e independência, sem lock-in e com a liberdade de rodar e usar os robôs conforme necessário .

Para ter uma ideia dos custos envolvidos, o preço de uma única licença de software RPA pode variar de R$ 28.697,20 a R$ 86.091,61 por usuário por ano. Isso inclui acesso à plataforma de software, atualizações e suporte técnico. Além disso, muitos provedores de software RPA oferecem modelos de preços baseados em assinatura, que podem variar de R$ 5.739,44 a R$ 28.697,20 por mês, dependendo do número de usuários e do nível de funcionalidade necessário .

Infraestrutura de TI

A aquisição da infraestrutura de hardware necessária para o desenvolvimento e implantação de RPA pode representar um investimento significativo. Dependendo da escala e complexidade das operações de negócios, o investimento total em infraestrutura de TI pode variar de R$ 57.394,41 a R$ 286.972,04 ou mais .

É importante considerar que a infraestrutura adequada é essencial para garantir o desempenho e a confiabilidade dos bots de RPA. Isso pode incluir servidores dedicados, sistemas de armazenamento e redes de alta velocidade.

Treinamento e suporte

O treinamento e a certificação são vitais para o sucesso de uma equipe de RPA, garantindo que os membros tenham as habilidades e conhecimentos necessários para lidar com projetos de automação complexos. O custo do treinamento e certificação pode variar dependendo dos requisitos específicos e dos programas escolhidos, mas é essencial investir no desenvolvimento contínuo dos membros da equipe. De acordo com informações estatísticas recentes, obter treinamento e certificação em RPA pode custar de R$ 2.869,72 a R$ 28.697,20 por pessoa .

Além do treinamento inicial, é importante considerar os custos de suporte contínuo. Por exemplo, para um robô de complexidade média, o custo de desenvolvimento pontual pode ser de R$ 218,10 (R$ 3.166 por mês), com um custo de sustentação de R$ 5.165,50 por mês. Isso resultaria em um custo aproximado de cerca de R$ 29,67 mensais para esse robô específico .

É fundamental lembrar que os custos associados ao RPA podem variar significativamente dependendo das necessidades específicas de cada empresa. Por essa razão, uma conversa com uma equipe de requisitos (pré-vendas) e consultoria de negócios é importante para entender as necessidades e os problemas de cada organização. Isso permite que seja apresentada a melhor solução por meio de uma proposta de valor voltada para resultados reais .

Ao considerar a implementação de RPA, é essencial avaliar não apenas os custos iniciais, mas também os benefícios a longo prazo. A automação de tarefas rotineiras e demoradas com RPA pode reduzir significativamente os custos operacionais, com estudos mostrando que o RPA pode reduzir os custos de processamento em até 80% . Além disso, o RPA oferece benefícios como aumento da eficiência e produtividade, melhoria na qualidade e precisão, e escalabilidade das operações .

Estratégias para reduzir custos de implementação

A implementação de RPA (Automação de Processos Robóticos) pode trazer benefícios significativos para as organizações, incluindo redução de custos e aumento de eficiência. No entanto, é crucial adotar estratégias inteligentes para minimizar os custos iniciais e maximizar o retorno sobre o investimento. Vamos explorar algumas abordagens eficazes para reduzir os custos de implementação do RPA.

Prova de conceito

Uma Prova de Conceito (PoC) é uma etapa crucial para validar a viabilidade e a eficácia da implementação de RPA em um ambiente do mundo real. Ela permite que as organizações testem a tecnologia em pequena escala antes de investir em uma implementação completa.

A realização de uma PoC oferece várias vantagens:

1. Validação prática: A PoC permite demonstrar que a proposta de RPA pode ser implementada com sucesso e atender aos requisitos específicos da organização.
2. Identificação de desafios: Durante a PoC, é possível identificar problemas técnicos, limitações e desafios que não eram evidentes na fase de planejamento.
3. Engajamento de stakeholders: Resultados práticos de uma PoC são mais convincentes do que conceitos teóricos, facilitando o engajamento de gerentes, investidores e outras partes interessadas.
4. Redução de riscos: Ao realizar uma PoC, as organizações podem tomar decisões informadas e reduzir os riscos antes de investir recursos significativos em um projeto completo de RPA.

Para conduzir uma PoC bem-sucedida, é recomendado seguir uma abordagem estruturada, que inclui:

1. Definir objetivos claros e mensuráveis
2. Identificar as partes interessadas relevantes
3. Preparar o ambiente de teste
4. Implementar a solução prática
5. Coletar e analisar dados
6. Avaliar os resultados e tomar decisões informadas

Automação seletiva

A automação seletiva é uma estratégia que envolve a identificação e priorização dos processos mais adequados para automação. Em vez de tentar automatizar todos os processos de uma vez, as organizações podem focar em tarefas repetitivas e de alto volume que oferecem o maior potencial de retorno sobre o investimento.

Benefícios da automação seletiva:

1. Redução de custos operacionais: A RPA pode reduzir significativamente os custos operacionais ao automatizar tarefas manuais e repetitivas. De acordo com a KPMG, no ramo financeiro, a RPA pode reduzir os custos operacionais em até 70% .
2. Aumento da produtividade: Os robôs virtuais podem realizar tarefas de forma mais rápida e precisa do que os humanos. Um estudo de caso mostrou que, após a implementação da automação, o processo de entrada de dados aumentou em 90%, sendo executado 10 vezes mais rápido do que antes .
3. Redução de erros: A automação pode reduzir significativamente a taxa de erros. No mesmo estudo de caso, a taxa de erros foi reduzida em 95% .
4. Liberação de recursos humanos: A automação de tarefas rotineiras permite que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.

Reutilização de componentes

A reutilização de componentes é uma estratégia eficaz para reduzir os custos de desenvolvimento e manutenção de soluções RPA. Ao criar componentes reutilizáveis, as organizações podem acelerar o desenvolvimento de novos processos automatizados e reduzir a duplicação de esforços.

Vantagens da reutilização de componentes:

1. Redução do tempo de desenvolvimento: Componentes pré-construídos e testados podem ser rapidamente implementados em novos processos, acelerando o tempo de entrega.
2. Maior consistência: A reutilização de componentes garante uma abordagem padronizada em diferentes processos automatizados.
3. Facilidade de manutenção: Atualizações e correções podem ser aplicadas de forma centralizada, reduzindo o esforço de manutenção.
4. Escalabilidade: À medida que a biblioteca de componentes cresce, torna-se mais fácil e rápido implementar novas automações.

Ao adotar essas estratégias – prova de conceito, automação seletiva e reutilização de componentes – as organizações podem reduzir significativamente os custos de implementação de RPA e maximizar o retorno sobre o investimento. É importante lembrar que a implementação bem-sucedida de RPA requer um planejamento cuidadoso, uma abordagem estruturada e um foco contínuo na otimização e melhoria dos processos automatizados.

Escolhendo a ferramenta RPA certa para seu orçamento

Selecionar a ferramenta RPA adequada é um passo crucial para o sucesso da implementação de automação em uma organização. Isso exige um entendimento claro das necessidades específicas da empresa, incluindo seu porte, segmento, volume de processos a serem automatizados e a escalabilidade desejada. Além disso, é fundamental considerar a segurança da informação e a conformidade com as regulamentações pertinentes .

Comparação de fornecedores

Na última década, houve uma explosão de ferramentas de RPA no mercado, com opções de grandes nomes estabelecidos e empresas menos conhecidas . Ao comparar fornecedores, é importante avaliar aspectos como:

1. Facilidade de uso: Algumas ferramentas oferecem interfaces de arrastar e soltar e gravação de fluxo de trabalho, simplificando a criação de processos para usuários não técnicos .
2. Integrações: Verifique a compatibilidade da ferramenta com os sistemas já utilizados pela organização, como CRMs, ERPs e software de contabilidade .
3. Suporte e comunidade: Considere a qualidade do suporte ao cliente e a existência de uma comunidade ativa de usuários .
4. Estabilidade e confiabilidade: Avalie a estabilidade da ferramenta, especialmente após atualizações, para evitar interrupções nos processos automatizados .

Recursos essenciais

Ao escolher uma ferramenta RPA, é importante considerar os recursos essenciais que atendam às necessidades da sua organização. Alguns dos recursos mais relevantes incluem:

1. Fluxos de trabalho visuais: Editores visuais de arrastar e soltar que permitem criar fluxos de trabalho sem necessidade de codificação .
2. Gravação de fluxo de trabalho: Capacidade de gravar ações manuais para criar processos automatizados .
3. Modelos pré-construídos: Disponibilidade de modelos de fluxo de trabalho prontos para uso .
4. Inteligência artificial e aprendizado de máquina: Recursos como visão computacional e processamento de linguagem natural para melhorar a precisão da automação .
5. Programação e análise de desempenho de bots: Capacidade de agendar implantações de bots e rastrear seu desempenho .
6. Segurança robusta: Medidas de segurança como operações em nuvem seguras, gerenciamento de identidade e acesso, criptografia de dados e conformidade com regulamentações específicas do setor .
7. Compatibilidade com nuvem: Arquitetura nativa da nuvem para maior flexibilidade, acessibilidade e escalabilidade .

Modelos de preços

Os modelos de preços das ferramentas RPA podem variar significativamente, e é crucial avaliar o custo em relação ao orçamento disponível e considerar a escalabilidade conforme o crescimento da organização. Alguns pontos a considerar:

1. Licenças: O custo de uma única licença de software RPA pode variar de R$ 28.697,20 a R$ 86.091,61 por usuário por ano .
2. Modelos de assinatura: Muitos provedores oferecem modelos baseados em assinatura, variando de R$ 5.739,44 a R$ 28.697,20 por mês, dependendo do número de usuários e do nível de funcionalidade .
3. Licenças ilimitadas: Algumas ferramentas, como o ZAPTEST, oferecem licenças ilimitadas com custo fixo, permitindo uso ilimitado independentemente do número de usuários ou da velocidade de crescimento da empresa .
4. Custos adicionais: Considere custos além das licenças, como treinamento, suporte e possíveis customizações necessárias.

Ao avaliar o retorno sobre o investimento, lembre-se que o RPA pode reduzir significativamente os custos operacionais, com estudos mostrando uma redução de até 80% nos custos de processamento . Além disso, o RPA oferece benefícios como aumento da eficiência, produtividade, melhoria na qualidade e precisão, e escalabilidade das operações.

A escolha da ferramenta RPA certa para seu orçamento requer uma análise cuidadosa das necessidades da organização, dos recursos oferecidos e dos modelos de preços disponíveis. Ao considerar esses fatores, é possível selecionar uma solução que não apenas se encaixe no orçamento, mas também proporcione valor real para a empresa.

Superando desafios comuns na adoção de RPA

A implementação de Automação de Processos Robóticos (RPA) pode trazer benefícios significativos para as organizações, como aumento da eficiência, precisão e escalabilidade dos processos de negócios. No entanto, a adoção dessa tecnologia frequentemente enfrenta desafios que precisam ser superados para garantir uma implementação bem-sucedida.

Resistência dos funcionários

Um dos principais obstáculos na adoção de RPA é a resistência dos funcionários, que muitas vezes temem perder seus empregos ou se sentem ameaçados pela mudança. Para superar essa barreira, é fundamental adotar uma abordagem centrada nas pessoas:

1. Comunicação clara: Explique os benefícios do RPA para a organização e como isso pode liberar os funcionários para tarefas mais criativas e estratégicas.
2. Envolvimento dos colaboradores: Inclua os funcionários no processo de desenvolvimento e implementação da automação. Isso não apenas mitiga erros de desenvolvimento, mas também aumenta o engajamento e a aceitação.
3. Treinamento e capacitação: Ofereça programas de treinamento para que os funcionários possam adquirir novas habilidades e se adaptar às mudanças tecnológicas.
4. Realocação de talentos: Demonstre como o RPA pode criar novas oportunidades de carreira e permitir que os funcionários se concentrem em trabalhos de maior valor agregado.

Integração com sistemas legados

A integração de RPA com sistemas legados representa outro desafio significativo. Estima-se que cerca de 80% das estruturas de TI de instituições bancárias do país ainda funcionem em sistemas legados . Para superar esse obstáculo:

1. Abordagem não invasiva: Utilize o RPA como uma solução de integração não invasiva, que opera na interface do usuário sem necessidade de modificar os sistemas existentes.
2. Ponte entre tecnologias: Aproveite o RPA para criar pontes entre sistemas antigos e aplicações mais recentes, facilitando a transferência de dados e a execução de transações entre diferentes ambientes tecnológicos.
3. Solução econômica: Considere o RPA como uma alternativa de custo-benefício à substituição completa dos sistemas legados, prolongando sua vida útil e maximizando investimentos existentes.
4. Melhoria gradual: Implemente o RPA de forma incremental, começando com processos menos críticos e expandindo gradualmente para operações mais complexas.

Governança e controle

A falta de uma estrutura de governança adequada pode levar a riscos operacionais significativos na implementação de RPA. Para estabelecer uma governança eficaz:

1. Centro de Excelência (CoE): Implemente um CoE para centralizar a gestão das automações, garantindo a aplicação de melhores práticas e o desenvolvimento de soluções reutilizáveis.
2. Políticas de segurança robustas: Estabeleça diretrizes claras para garantir que as ferramentas e infraestruturas envolvidas no desenvolvimento dos robôs não comprometam a segurança da organização.
3. Monitoramento contínuo: Implemente um sistema de monitoramento robusto para garantir que as automações permaneçam alinhadas com as regras de governança e mantenham sua funcionalidade ao longo do tempo.
4. Gestão de mudanças: Desenvolva um processo claro para gerenciar alterações nos sistemas e processos automatizados, garantindo que as automações sejam atualizadas conforme necessário.
5. Métricas de desempenho: Defina e monitore indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar a eficácia e o impacto das automações implementadas.

Ao abordar esses desafios de forma proativa e estratégica, as organizações podem maximizar os benefícios da adoção de RPA, melhorando a eficiência operacional, reduzindo custos e liberando o potencial criativo de seus colaboradores. A chave para o sucesso está em uma abordagem equilibrada que considere tanto os aspectos técnicos quanto os humanos da transformação digital.

Medindo o sucesso e o retorno do investimento em RPA

A medição do sucesso e do retorno sobre o investimento (ROI) em Automação de Processos Robóticos (RPA) é fundamental para justificar o investimento e planejar futuras iniciativas. De acordo com estimativas do Institute for RPA, soluções de RPA podem proporcionar uma economia imediata de 25% a 40% apenas em custos de mão de obra . Além disso, estudos realizados pela McKinsey Digital indicam que a automação de processos de negócios com RPA pode gerar um ROI entre 30% e 200% já no primeiro ano .

KPIs importantes

Para avaliar o sucesso da implementação de RPA, é crucial estabelecer e monitorar indicadores-chave de desempenho (KPIs). Alguns KPIs importantes incluem:

1. Custos totais de implementação: Este indicador tem influência significativa no ROI do projeto de automação .
2. Total de processos automatizados: Soma de todos os processos automatizados em produção, indicando a penetração do RPA na organização .
3. Redução do tempo de ciclo: Tempo médio de execução de um processo automatizado em comparação com o processo manual .
4. Resultados do processo específico: Comparação do desempenho antes e depois da implantação do RPA .
5. Utilização das automações: Frequência e duração da execução de processos automatizados .
6. Quebras de fluxo: Número de vezes que um processo automatizado é interrompido e requer manutenção .
7. Horas para correção das quebras: Tempo necessário para corrigir um bot quebrado .

Cálculo de economia de custos

Para calcular a economia de custos e o ROI do RPA, é importante considerar diversos fatores:

1. Valor dos Ganhos de Tempo (VTG): Diferença entre o custo dos processos executados por funcionários e por bots .

VTG = (EC – AC) / AC x 100% Onde: EC = Custos dos processos executados pelos funcionários AC = Custos dos processos executados por bots

2. Valor da aceleração do processo: Benefícios financeiros resultantes da redução do tempo de execução dos processos .
3. Valor da redução de erros: Economia gerada pela diminuição de erros humanos .

A fórmula correta para o ROI do RPA seria:

RPA ROI = [(VTG*AC + Valor da aceleração do processo + Valor da redução de erro) – AC] / AC x 100%

Avaliação de impacto nos negócios

Além dos benefícios quantitativos, é importante considerar os impactos qualitativos do RPA:

1. Experiência do cliente: Realize pesquisas de satisfação antes e depois da automação para medir o impacto na satisfação do cliente .
2. Moral dos funcionários: Avalie o impacto na satisfação dos colaboradores através de pesquisas como eNPS .
3. Agilidade dos negócios: Conte o número de leads de vendas gerados e processados antes e depois da automação .
4. Eliminação do tempo ocioso: Avalie o impacto potencial do tempo de inatividade evitado com o RPA .

Para uma avaliação completa, é essencial ter um panorama pré-implementação, incluindo custos com mão de obra, tempo de conclusão dos processos, quantidade de pessoas envolvidas e custos totais da operação . Ao medir o sucesso e o ROI do RPA, as organizações podem justificar investimentos, identificar áreas de melhoria e garantir o alinhamento contínuo com os objetivos estratégicos do negócio.

Conclusão

A implementação bem-sucedida de RPA tem o poder de transformar as operações de uma empresa, levando a uma maior eficiência e redução de custos. Ao adotar estratégias inteligentes, como provas de conceito, automação seletiva e reutilização de componentes, as organizações podem minimizar os gastos iniciais e maximizar o retorno sobre o investimento. A escolha da ferramenta RPA certa, alinhada ao orçamento e às necessidades específicas da empresa, é crucial para garantir o sucesso a longo prazo.

Para finalizar, é essencial superar os desafios comuns na adoção de RPA, como a resistência dos funcionários e a integração com sistemas legados, através de uma abordagem centrada nas pessoas e soluções técnicas adequadas. Medir o sucesso e o ROI do RPA usando KPIs relevantes e análises abrangentes permite às empresas justificar investimentos e identificar áreas para melhorias contínuas. Com uma implementação cuidadosa e uma avaliação constante, o RPA pode se tornar um ativo valioso, impulsionando a inovação e o crescimento dos negócios.